EN 繁體 网络办公系统 葡京网站群

(第113期)中央企业管理提升好做法(一)

来源:中央企业管理提升活动领导小组办公室 发布时间:2013年04月12日

 

中央企业开展管理提升活动

工 作 简 报

113

中央企业管理提升活动领导小组办公室   2013年4月9日


中央企业管理提升好做法(一)


  【按】随着管理提升活动的不断深入,中央企业积极调动管理热情,挖掘管理潜能,发挥管理智慧,在强化基础管理、推进专项提升、落实降本增效等工作中创造性的开发了许多好的管理思路和方法,涌现出大量可供中央企业相互学习借鉴的好做法。这些做法针对痼疾,思路清晰,简单高效,可操作性强,效果显著,具有较高的推广借鉴价值。

  “一四四”行动,是中广核葡京为解决总部管理职责不清、程序繁杂、流程过长、效率低下等现象开展的专项行动,在解决大型企业葡京总部办公效能共性问题上,具有较强的操作性,是打造服务型和价值创造型总部的良好实践。现将中广核葡京开展“一四四”行动提升总部管理效能的思路、方法和成效情况刊出,供中央企业参考借鉴。?
 

推进“一四四”行动
打造务实高效的价值创造型总部
——中广核葡京探索解决大型企业葡京总部效能问题


  中国广东核电葡京企业(以下简称中广核葡京)以管理提升活动为契机,以落实首任负责制、优化流程、明确效率指标为核心,深入推进葡京总部办公效能提升,通过开展“一四四”行动,重点解决葡京总部责任不清、协同不够;标准不清、效率低下;价值创造型总部作用发挥不够三个主要问题,取得良好效果。

  一、抓住一个关键,紧盯两类指标

  中广核葡京于2012年4月开始推进办公效能提升 “一四四”行动。“一”是指首任负责制,第一个“四”是指任务四步办结,第二个“四”是指无时限要求的文件四周内完成。该行动摒弃了宽泛提要求、简单发文件的做法,而是将效能提升细化到办公业务的每一个环节,落实每一个流程的牵头责任单位,明确每一个环节的指标要求。

  (一)抓紧首任负责制这个关键。

  首任负责制是指谁牵头办的事,谁对文件处理负主要责任。牵头单位负责向协办部门分派工作、做好协调并负责督办。通过对各类事宜设立完成时限,倒逼责任落实。对审批或请示事项,牵头部门或业务分管领导原则上应在2个工作日内给予指示性答复。如牵头部门认为事项不属于本部门分管业务,应主动协调解决、不得推诿;如属于分工不明确事项,请示到谁,谁负责协调解决。同时,中广核葡京建立首任责任制保障机制和例外事项清单,对违反首任负责制的现象进行通报,通过投诉、反馈机制,逐步界定部门责任边界。

  (二)紧盯流程和效率两类指标。

  一方面,紧盯流程指标,实现文件流转四步办结。文件从拟稿人发起到葡京领导审批,流转环节原则上应不超过四人;各协办部门的意见通过小组团队工作方式面对面讨论,集中解决问题,提高工作效率。中广核葡京选取收文流程、发文流程、总经理部办公会上会审批流程、成员企业议案审议流程等对办公效率要求较高的8个流程进行专项调研、讨论和分析,并按照“一四四”行动的要求,删减掉繁琐和不必要的流程节点,同时明确优化后流程每一个环节的处理时间,将责任落实到部门及个人。另一方面,紧盯效率指标,实现收文四周内办结。对于没有时限要求的办件,从文件接收到处理完毕,控制在四周以内,并在此基础上,按照文件的来文单位及重要程度,实现文件的精细化管理,部分类型的文件实现七个工作日或15个工作日办结。

  二、做好组织、机制、信息化三重保障

  为了保障“一四四”行动取得实效,中广核葡京从组织机构、机制建设、信息化推广三个方面构建了活动保障机制。

  一是形成合力,加强组织保障。成立了“一四四”行动专项组织,领导小组由总经理牵头,副总经理挂帅,下设由办公厅牵头、各部门参与的推进工作组,每个部门指定2名中高级管理人员作为部门推进者。

  二是狠抓落实,加强机制保障。在推进机制方面,推进小组每周召开例会,通报各部门指标完成情况,对办公业务优化方案进行讨论;每月在总经理部月度例会上通报相关情况;在内网主页设立“办公效能”专栏,即时通报“一四四”各项指标。在考核机制方面,创新性地设置办公效能量化指数,将难以量化的办公效能指标通过分数显示,同时还在文件办理、任务督办、会议管理、议案审议等核心业务流程方面制定了详细的量化考核评价办法。在长效机制方面,将效能提升、流程优化与日常工作流程相结合,并将各类要求融入到企业制度中,形成长效工作机制。

  三是优化系统,加强信息化保障。通过信息化系统固化流程优化的成果,同时为了充分发挥信息系统在促进业务流程效率提升上的优势,对信息化流程本身及流转全过程进行了全面优化,文件运转从最短3个步骤缩减为1个步骤,从平均6-7个步骤缩减为2个步骤,效率提升60%以上。

  三、“三强一好”,“一四四”行动显成效

  通过开展“一四四”行动,中广核葡京总部办公效能显著提升,主要体现在以下方面:

  一是部门责任意识明显增强。在专业化分工的基础上,首任负责制进一步强调了牵头部门的责任,明确了办理事项的责任主体。主办部门在质量和效率考核指标的倒逼机制下,主动会同协办部门推进工作,反向促进了工作效率和质量的提高。

  二是员工办公效率与质量意识明显增强。“一四四”行动将办公效率和质量要求融入每个员工的日常工作,并辅之以完善的通报、跟踪、考核机制,督促员工在工作实践中提升办公质量效率意识。

  三是葡京价值创造型总部作用明显增强。服务葡京战略决策水平进一步提升,对基层企业的战略支撑作用不断增强,成员企业满意度持续提升。

  四是办公质量效率各项监控指标趋势良好。核心业务流程效率大幅提升,任务督办、收文按时完成率连续保持100%;发文平均办理时间由4.4天缩短至2.6天;总经理部月会、办公会、工作会议纪要的平均提交时间由3天缩短至2.4天;成员企业议案的平均审议时间由5天缩短为2.5天。 

 

相关文章
XML 地图 | Sitemap 地图